先日、業務改善のコンサルティングを行ってきました。
業務改善のポイントは、「ECRS」です。
ECRSは、
Eliminate（排除）、
Combine（結合と分離）、
Rearrange（入替えや代替）、
Simplify（簡素化）
の頭文字です。
このうち、Eliminate（排除）が最も効果的です。
特に、「チェック作業」の排除です。
チェック作業は、重要なことですが、
目的を忘れてしまうと、無駄な作業になりかねません。
また、チェック作業に付随するチェックの記録は、簡単化したい作業です。
何年も同じチェック作業して、チェック担当者が交代している場合、
目的が忘れられてしまうことが多いようです。
今回は、製造業の出荷現場のチェック作業を改善しました。
以下は、簡単な業務の流れです。
1.受注担当者が、注文を受けると受注票のExcelに内容を入力する
2.出荷管理者が、受注票から出荷指図書を作成する(Excelマクロで自動転記される)
3.出荷担当者が、出荷指図書を印刷する。
4.出荷担当者が、出荷指図書に基づいて商品を出荷する
5.出荷担当者が、出荷指図書に出荷済みのチェックマークを手書きで追記する
6.出荷担当者が、出荷指図書に書かれていない、パーツを手書きで追記する
7.出荷担当者が、受注担当者に出荷指図書を渡す
8.受注担当者が、出荷指図書をみて、受注票にチェックマークを手書きで追記する
（「はぁ。。。」）文章を見るだけでは、わかりにくいですよね。
実際は上記の内容を口頭で聞き、図に表します。
図にしてそれぞれの目的を確認すると、担当者自身も無駄な作業に気づきます。
細かい説明は省略しますが、上記の業務の場合、
「パーツを手書きで追記」
「受注票にチェックマークを手書きで追記」
を排除しました。
理由は、
「パーツを手書きで追記」は、別の部署で行っており不要でした。
また、
「受注票にチェックマークを手書きで追記」は、
「受注票があるが出荷されていない」というトラブルはないためです。
もちろん、
様々なケースやトラブルが想定されるので、チェックは必要です。
このため、人が行うチェック作業や手書きの記載はできるだけ少なくして、
パソコンや機械で簡単にできる方法をおすすめします。
上記も
「受注票があるが出荷されていない」というトラブルに対して
手書きでなくタブレットで行うことにしました。
この具体的な方法は、また別の機会にご紹介します。