私は普段、業務改善のコンサルティングを行っています。
業務改善の内容は、
「販売管理や生産管理などの基幹システム」を変える
という大きな改善を伴います。
しかし、業務改善を進めていく中では
ちょっとした仕事のやり方を変えるだけで
大きな効率アップにつながることも多いようです。
今回は、その中でぜひ検討いただきたい方法を
1つだけお伝えします。
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簡単なことですが、
ホワイトボードとプロジェクターを
組み合わせた打合せです。
（「もうやっているよ」という方は読み飛ばして
次回の配信をご期待ください。(^^) )
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中小企業の打合せは、
気心の知れたメンバーで行うことが多いでしょう。
しかし、このような状況であっても
お互いの理解を深めるために、
ホワイトボードとプロジェクターを活用して
打合せをしましょう。
例えば、経営会議の場合、
打合せの前に売上表やキャッシュの状況などの資料は、
ExcelやwordやPowerPointなどで作成するでしょう。
それをプロジェクターを使って
ホワイトボードに映してください
その状態で、
「手書きでホワイトボードに、打ち合わせ内容を書いていく」
ことお勧めします。
紙の資料を配って、それぞれが考えるのではなく、
映した資料ので議論をしましょう。
そして、議論をホワイトボードに書き込めば、
「議題があちこちに飛ぶ」こと
が少なくなります。
最終的にはその状態を写真にとって
議事録や次のアクションリストにするとよいでしょう。
いつでもできそうなことなのですが、
いつも同じメンバーで同じような会議をしているとすぐに忘れてしまいます。
会議の大切なことは、
「次回までのアクションリストの共有」
です。
これを忘れないために、まだの方はぜひ試してみてください。