このブログでは、日々お伺いする企業様へ提案した改善事例をお伝えしています。
（とはいえ、企業様の概要や提案内容は少し脚色を入れています）
居酒屋さんに飲みに行くと、「今日のおすすめ」と書かれたボードがありますね。
これを見て、まずこのボードからおつまみを選ぶこともあるでしょう。
これは、まず目に入るという効果が大きいですね。
そして、この中のどれから食べようかなぁと言うことを考えるのは楽しいですね。
さて今回は、そのような「おすすめボード」を活用して、会議を少し改善した話です。
先日お伺いした中小企業は、約50名の製造業です。
そろそろ後継者へバトンタッチを考えている社長様と
その奥様が経理担当で、ご子息２名が取締役の会社です。
この企業は、毎週月曜日の朝にこの４名で取締役会を行い
経営課題や製販情報の共有をしています。
最近受注が増えてきて、
・会議のときに、思いついた議題から話してしまい時間がなくなる
・議題が多すぎる
・会議が終わったあと、あげ忘れた議題を思い出す
という問題がありました。
週の半ばや問題が発生時点で緊急で取締役会を行えば良いのですが、
４名が集まらずに、うまく情報共有できない事がありました。
そこで、毎回の取締役会で
その日に何を決めるかということを明確にするために、
「議題ボード」を作りましょうという改善提案をしました。
居酒屋さんの「今日のおすすめ」のように
「取締役会で決めること」
というボードを作るのです。
このボードの使い方は、
・取締役会が終了後、毎日思いついたり発生した問題を書き連ねます
・会議を始める前に、その日の議題上位３つを赤枠で囲みます
・次に、できれば入れたい議題上位３つを青枠で囲みます
・これで会議を進めます
・議題が解決したらそれを消します
この時の注意点は、
議題が赤枠の内容から逸れるようであれば、
互いに注意してはじめの議題に戻すことです。
こうすることで、
・思いついた議題ではなく、重要議題に集中することができました
・また時間以内に会議が終了するようになりました
これらは、
・タスクを洗い出す
・優先順位を決める
という会議の基本的な進め方のポイントです。
これを、
・「おすすめボード」という親近感のあるタスク表にした
・「赤と青」という視覚的にわかりやすい優先順位にした
というところがポイントです。
一度こんな方法で会議を進めてみてはいかがでしょうか。