先日ある部品加工の製造業で、
事務作業の効率化に取り組んでいる企業を訪問しました。
この企業では、
「スーパー事務員」ではなく
「パート事務員」で
受注から売上請求までの業務を効率良く行われていました。
具体的なやり方としては、
重ねられるペーパートレーに
業務を分解して業務ごとに伝票や図面を置くのです。
ペーパートレーは業務を細かく分けて
10段ほど重ねてあります。
ペーパートレイから書類を出して、
何らかの業務が出来上がったら次の業務に回すため、
書類を下の段へ移動させるというものです。
以下は、業務の流れです。
1.お客様からの引き合いが発生したら、
電話番号や引き合い内容を記載した
「引き合い書」を作成しボックス入れます
2.営業担当者が定期的にそのボックスを見に行きます
3.営業担当者は「引き合い書」に記載された内容で、
加工ができるか、納期が間に合うか、
予算に合うかなどを確認し見積もりします。
4.お客様に返答し受注を確定します
5.受注を確定させると、受注確定のボックスに入れます
6.受注確定ボックスに入れられた伝票は、
事務員が定期的に取りに行って受注入力を行い、
受注確定書を発行します
7.製造責任者がが定期的にそのボックスを見に行きます
8.受注確定書を見て、生産計画を立案します
というように、
重ねたトレイの上から順に業務を行っていくため、
どの段で誰が何をするかがわかるようになっています。
製造業で言うところの、カムアップシステムに似ていると思います。
(だだし日付管理ではありません)
ポイントは
事務員でも営業担当者でもそのボックスに資料を取りに来る
一つ一つの業務を簡単になるまで分解している
のです。
これによる効果は、
・事務員や営業担当者の机に書類が紛れ込んでなくならない
・何がどこまで進んだかということが一目で見えるようになる
・新人教育の時に、「ペーパートレイの上段三つの業務だけ」行うなど、全てを覚える必要がない
・パート社員が交代で休むことができる
などがあります。
これは、現地で現物を見たほうがより分かるかもしれません。
また、詳細をお聞きになりたい場合は、連絡をくださいませ。