私は日々、ITを活用した業務改善で
生産性向上を推進しています。
最近では、ITで業務改善と聞くと
RPA などのツールが有名です。
しかし、非常に簡単なものですと
エクセルのマクロでも業務改善は可能です。
ここで、多くの疑問が寄せられます。
エクセルのマクロ程度の業務改善で
生産性向上の効果はあるのか
というものです。
よく知られている効果は費用削減です。
中小企業であれば
1日10分かかっていた作業を1分に短縮することで、
1ヶ月に180分(9分x20日)短縮できます。
時給1000円の方で3000円の費用削減です。
これならばこれまでと同じように、
パートやアルバイトの方に任せて手作業でいい
という声があります。
しかし自動化をするということは
時間を削減するだけではありません。
私が行っているのは
エクセルのマクロ程度でも良いので
誰かの作業や業務を自動化し、
その人の時間を空けることです。
時間を空けて、業務の分担を変えます。
1ヶ月で3000円削減できたと考えるのではありません。
1ヶ月で3時間分、他の作業ができると考えるのです。
よくある例は、
営業担当が行なっている事務的な作業を
パートやアルバイトに渡すのです。
例えば、名刺の整理、受注時の図面をスキャン、
発注先への連絡、部品の手配などです。
こうすることで
営業担当者が1ヶ月に3時間分の営業活動を増やすことができます。
仮に営業担当者が
1ヶ月で200万円の受注があるならば、
1時間に1.25万円の受注です。
3時間あれば、3.75万円増加することができます。
つまり、1.8%ほどの売上増加になります。
実際は、これほどうまくいくわけがないという声も聞こえます。
私は、上記に書いたような
・ITツールの導入
・業務分担の変更
で生産性向上のご支援をしています。
やってみる価値はあると思いませんか？