会計は、個人事業主、企業規模にかかわらず必須の業務です。
これをシステム化するために、弥生会計やFreeeなど会計ソフトや会計クラウドサービスを使ってる方は多いでしょう。
私が訪問してる企業様でもこれらのソフトやサービスは殆どの企業で使われています。
しかし、このソフトに仕訳伝票を入力する際には、手入力をしていることが多いと感じます。
これは、
・過去から手入力でしていたからその方が早い
・手入力以外の方法を思いつかない
・データを連携することは聞いたことがあるか試してみていない
などの要因があります。
手入力については、入力元になる伝票をFAX で受け取るため、データが無いなどの要因もありますが、データでもらえないか一度取引先に交渉をしてしてみてください。
これで手入力をなくしていくと
・入力ミスが少なくなる
・入力担当者が変わった場合に引き継ぎやすい
・入力「作業」からの解放で働き方のモチベーションが変わる
という効果があります。
最近訪問したお客様で、請求データを取り込むことを試してみました。
このお客様は、請求業務をシステム化しています。
どこにいくら請求したかというデータはシステムにあります。
これを CSV 形式で抜き取り、このファイルを会計ソフトにデータ連携(インポート)することで、会計ソフトへの入力が非常に楽になりました。
データ連携する前は、連携するよりも入力の方が早いという思いがありました。
しかし、これまでは入力後、入力チェック作業がありました。
この入力とそのチェックの手間を省けるので、作業量の負担の減少と、精神的な負担が軽くなりました。
精神的な負担が軽くなると他の新しいクリエイティブな事を考えてみようという余裕が生まれてきます。
皆様も是非精神的な余裕を確保するために、入力作業は IT に任せて自動化するということを検討してください。
どこから初めて良いかわからない方は、当社にお知らせくださいませ。