現代の中小企業にとって、AI活用はもはや「あれば便利」ではなく「必須のツール」となっています。しかし、多くの経営者の皆様から「AIは難しそう」「うちには関係ない」という声をお聞きします。そこで今回は、中小企業の実務に直結する革新的なAIツール「NotebookLM」について、分かりやすくご紹介いたします。
AIの新時代到来 〜なぜNotebookLMなのか〜
皆様もChatGPTという名前は耳にされたことがあるでしょう。これは「世界中の知識」を集めて質問に答えてくれる、いわば「万能な百科事典」のようなツールです。
一方、今回ご紹介するNotebookLMは、Google社が開発した全く異なるアプローチのAIツールです。最大の特徴は**「あなたの会社の資料だけ」を読み込んで、その内容について深く理解し、分析してくれる点にあります。つまり、世界の知識ではなく「自社の知識」に特化した、まさに「デジタル秘書」**のような存在なのです。
しかも、無料で利用開始でき、機能制限もほとんどありません。これは中小企業にとって非常に魅力的な条件と言えるでしょう。
どんな資料が活用できるのか
NotebookLMの素晴らしい点は、幅広いファイル形式に対応していることです。
対応ファイル形式
- PDF文書（契約書、マニュアル、企画書など）
- 音声ファイル（会議録音、研修音声）
- YouTube動画（社内研修動画、セミナー動画）
- 画像ファイル（図表、写真）
- ウェブサイト（自社サイト、業界情報サイト）
※現時点ではPowerPointやWordファイルには対応していませんが、PDF形式で保存すれば問題ありません。
使い方は驚くほど簡単です。「新規作成」ボタンから始まり、必要な資料をドラッグ&ドロップでアップロードするだけ。あとはAIが内容を読み込み、分析の準備を整えてくれます。
実務直結の活用事例
総務・人事業務の効率化
就業規則の問い合わせ対応が格段に楽になります。従来なら分厚い就業規則を一から読み返していた作業が、「当社の出張手当はいくらですか？」「育児休業の期間はどうなっていますか？」と質問するだけで、該当箇所を瞬時に抽出してくれます。
規定に明記されていない項目については「この点については規定に記載がありません」と教えてくれるため、規定の見直しポイントも同時に発見できるのです。
営業・製造現場での情報活用
製造業の皆様なら、過去の見積書を探すのに苦労された経験があるはずです。NotebookLMに過去の見積書（PDF）をまとめてアップロードしておけば、「昨年のA社向け○○製品の見積もり内容は？」といった質問で、関連情報を即座に引き出せます。
また、現場の操作マニュアルや手順書を集約することで、ベテラン職人の知識をデジタル化し、若手社員でも必要な情報にアクセスできる環境を構築できます。
企画・戦略立案のサポート
過去の企画書や提案資料をアップロードすれば、「今度の新サービス企画で参考になる過去事例は？」といった質問で、関連するアイデアや成功パターンを抽出してくれます。これにより、過去の知見を活かした効果的な企画立案が可能になります。
会議・研修の有効活用
会議の議事録や研修の録音データ、セミナー動画をアップロードすると、内容を自動で要約してくれます。「前回の会議でA課長が話していた品質改善の件は？」といった具体的な質問にも、該当部分を抽出して回答してくれるのです。
革新的な音声解説機能
NotebookLMの特筆すべき機能の一つが、ポッドキャスト自動生成機能です。アップロードした専門的な文書（例：業界白書、技術資料）から、まるで人間同士が対話しているような自然な音声解説を作成してくれます。
これにより、移動時間や作業中に「耳で学習」することが可能になり、忙しい経営者の皆様にとって効率的な情報収集手段となります。
チーム活用で組織力向上
NotebookLMは複数人での共有利用が可能です。Googleアカウントでの共有や、専用リンクでの共有により、チーム全体での情報活用基盤を構築できます。
特に、経験豊富なベテラン社員の知識を若手に継承する際の「橋渡し役」として、非常に効果的です。
中小企業の未来を変える可能性
NotebookLMは、人手不足に悩む中小企業にとって**「24時間働く情報管理担当者」**の役割を果たします。これまで特定の社員しか知らなかった情報が、組織全体で共有・活用できるようになることで、以下のような効果が期待できます。
- 業務効率の大幅な向上
- 属人化の解消と知識の組織化
- 迅速で根拠のある意思決定
- 本質的な課題解決への集中
まとめ
AIツールの進化は日進月歩です。重要なのは、ChatGPTのような「汎用型AI」と、NotebookLMのような「特化型AI」を使い分けることです。
NotebookLMは、まさに中小企業の実情に合わせて設計されたツールと言えるでしょう。無料で始められ、すぐに効果を実感できるこのツールを活用することで、皆様の会社の競争力は確実に向上します。
次回のコラムでは、NotebookLMの具体的な操作手順や、さらに踏み込んだ活用事例について詳しく解説予定です。まずは一歩踏み出して、AI活用の第一歩を始めてみませんか。
本コラムが皆様の業務改善のお役に立てれば幸いです。ご質問やご相談がございましたら、お気軽にお声がけください。
ご参考