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突然ですが、皆さんの職場ではお弁当の注文取りまとめはどうされていますか。「今日は唐揚げ弁当で」「私は幕の内で」といった注文を一人ずつ聞いて回ったり、メールやLINEで集計したりと、意外と手間のかかる業務ですよね。
実は先日、ある中小企業の総務担当者の方から「毎日のお弁当注文で30分も時間を取られて困っている」というお話を伺いました。そこで今回は、Googleフォームを使った注文システムで、この悩みを一気に解決する方法をご紹介いたします。
なぜGoogleフォームが注文業務に最適なのか？
Googleフォームが注文業務に適している理由は大きく3つあります。
まず、プルダウンメニューで選択肢を限定できることです。「今週のお弁当は何にしますか？」という質問に対して、あらかじめ用意したメニューから選んでもらうだけで、商品名の記載ミスも防げます。
次に、Googleのクラウドサービスであることです。社内だけでなく、お弁当屋さんなど社外の業者の方にも簡単にデータを共有できます。わざわざ専用のソフトをインストールしてもらう必要もありません。
そして何より、従業員の方がスマートフォンから簡単に入力できる点です。特別な操作を覚える必要がなく、普段のWebブラウジングと同じ感覚で注文していただけます。
実際の設定方法について
設定手順は以下の通りです：
- Googleフォームで「お弁当注文フォーム」を作成
- 質問項目に「今週は何を注文しますか？」を設定
- 回答形式を「プルダウン」に変更
- お弁当屋さんのメニューを選択肢として登録
完成したフォームのURLを社内で共有すれば、皆さんスマートフォンからでも気軽に注文していただけます。
集計作業も効率化
フォームに入力された回答は、自動的にスプレッドシートに蓄積されます。あとはCSVファイルでダウンロードして、そのままお弁当屋さんにメール送信するだけです。これまで手作業で30分かかっていた集計が、わずか3分で完了いたします。
まずは小さく始めることをおすすめします
「いきなり本格的なシステムを導入するのは不安」という方も多いかと思います。そんな時は、まず週に1回のお弁当注文から始めてみることをおすすめいたします。慣れてきましたら、備品の発注申請や会議室予約など、他の業務にも応用していただけます。
皆さんもぜひ、身近な業務からGoogleフォームのような簡単なツールを活用してみてください。きっと業務効率化の第一歩となるはずです。